Secrétaire médecin-cheffe de service - 90% à 100%

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hà´pitaux Universitaires de Genà¨ve sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Comptant prà¨s de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pà´le médical centré sur la personne à¢gée est répartis sur 5 sites : Trois-Chàªne, Loà«x, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguà«s, grà¢ce notamment aux urgences de l'hà´pital des Trois-Chàªne, les problà¨mes spécifiques liés à  l'à¢ge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.

Le Service de médecine palliative prend en charge les patients adultes souffrant d’une pathologie évolutive incurable, dont le pronostic vital est engagé à  court ou à  long terme, en hospitalier, en ambulatoire et à  domicile.

Le Département de réadaptation et gériatrie recherche son ou sa future secrétaire de médecin-cheffe de service.

Vous assistez la médecin-cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service. Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l’agenda électronique de la médecin-cheffe de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à  bien et de manià¨re autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.

Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecins du Service et faites le suivi administratif des engagements, des formations et des évaluations des médecins.

Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement à  la cheffe de service dans les tà¢ches qui vous seront attribuées. Vous avez la charge de la saisie des horaires des collaborateurs rattachés au Service médical et de l’accueil des nouveaux collaborateurs, avec un rà´le particulier dans la gestion opérationnelle, administrative et logistique des rotations des médecins internes et des stagiaires médecins. Vous participez aux tà¢ches administratives liées au programme de formation médicale.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tà¢ches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collà¨gues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Vous disposez minimum d'un CFC d’employé ou employée de commerce accompagné d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous àªtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous àªtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manià¨re autonome.

Vous avez de trà¨s bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Vous maà®trisez parfaitement le franà§ais et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

• Lieu d'activité : Hà´pital de Bellerive
  
• Entrée en fonction : 01.11.2025
  
• Nombre de postes : 1
  
• Taux d�activité : 90% ou 100%
  
• Classe de fonction : 13
  
• Contrat : CDI
  
• Délai de candidature : 22.08.2025
  
• Demande de renseignements : Mme I. Kaposy, cheffe de secrétariat, tél. 079 553 11 58
  

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplà´mes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chà´mage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.